Appels de fonds de copropriété
Un appel de fonds n'est pas une facture : c'est la mise en recouvrement d'une décision d'assemblée. Voici le cycle complet, du budget voté à la régularisation, et la marche à suivre en cas d'impayé.
Le cycle annuel
- 1
Le budget est voté en assemblée générale
L'assemblée approuve un budget prévisionnel de charges courantes pour l'exercice. C'est ce budget, et lui seul, qui autorise le syndic à appeler des provisions. Une dépense votée séparément (travaux) fait l'objet de son propre appel.
- 2
Le budget est divisé en provisions
Le budget est réparti entre les lots selon les millièmes ou la clé applicable à chaque poste, puis découpé en échéances — le plus souvent trimestrielles. Chaque copropriétaire reçoit un appel indiquant la période, la clé utilisée et sa quote-part.
- 3
Les provisions sont encaissées et suivies
Le syndic rapproche chaque paiement de l'appel correspondant. Un appel partiellement payé reste visible comme tel : c'est ce qui permet une relance juste, sans confondre retard de paiement et erreur de répartition.
- 4
La régularisation intervient à la clôture
En fin d'exercice, les dépenses réelles sont réparties selon les mêmes clés et comparées aux provisions appelées. Chaque copropriétaire reçoit un décompte individuel : solde en sa faveur ou complément à payer.
- 5
Le solde est reporté ou appelé
Le solde du décompte s'impute sur l'exercice suivant ou fait l'objet d'un appel de régularisation, selon ce que l'assemblée a décidé. Le report doit être justifié lot par lot, sinon l'écart se propage d'année en année.
Les types d'appels
| Type d'appel | Base de calcul | Quand |
|---|---|---|
| Provision sur charges courantes | Budget prévisionnel voté | Échéances régulières (souvent trimestrielles) |
| Appel de régularisation | Décompte annuel des charges réelles | Après approbation des comptes |
| Appel de travaux | Résolution de travaux et devis | Par tranches, selon l'avancement |
| Dotation au fonds de réserve | Dotation votée en assemblée | Avec les provisions, sur une ligne distincte |
| Appel exceptionnel | Décision d'assemblée (imprévu, sinistre) | Ponctuel |
Gérer les impayés
- •Envoyer un rappel simple dès l'échéance dépassée, avec le détail de l'appel concerné.
- •Relancer par écrit avec mise en demeure si le retard persiste, en indiquant le montant exact et la période.
- •Informer le conseil syndical de l'état des impayés, sans nommer publiquement les copropriétaires en assemblée.
- •Engager le recouvrement lorsque la créance est certaine : appel valablement voté, réparti et notifié.
- •Ne jamais compenser un impayé avec l'argent d'un fonds : cela masque le problème et fausse la trésorerie.
Des appels que personne ne conteste
Dans MyB, chaque appel affiche sa base votée, la clé utilisée et le détail par lot ; le copropriétaire voit ce qu'il a payé et ce qui reste dû, en temps réel. Voir la comptabilité de copropriété et la répartition des charges.