MyB tient une comptabilité en partie double adaptée à la copropriété : plan comptable propre au pays de l'immeuble, fonds obligatoires suivis séparément, et une situation du compte par lot à tout moment de l'année. Le décompte individuel est établi à la clôture de l'exercice.
Le budget prévisionnel voté en assemblée sert de base aux appels de fonds : provisions trimestrielles ou mensuelles, réparties selon la clé de chaque poste (millièmes généraux, ascenseur, chauffage, clés spécifiques). Les travaux votés hors budget font l'objet d'appels distincts, jamais mélangés aux charges courantes.
Les deux fonds sont suivis séparément du fonds de roulement : dotations appelées, mouvements, et solde réellement disponible en trésorerie. La distinction entre « appelé » et « encaissé » est visible en permanence, pour ne jamais engager un fonds qui n'est pas encore rentré.
Chaque facture est rattachée à un compte de charges et à une clé de répartition, avec ventilation possible entre parties communes et privatives, et refacturation au locataire lorsque la charge lui revient. Une facture déjà rapprochée en banque ne peut pas être supprimée sans dénouer le rapprochement.
Import des relevés (CAMT, CODA, PDF) puis rapprochement assisté : virements de copropriétaires reconnus par alias de payeur, paiements fournisseurs, transferts internes entre comptes, règlements partiels et trop-perçus, soldes d'anciens copropriétaires à rembourser.
Chaque copropriétaire obtient son décompte annuel : solde reporté au 1er janvier, charges appelées, encaissements, charges réelles réparties, et régularisation. Les mutations en cours d'année sont calculées au prorata et le solde de l'ancien propriétaire ne suit jamais le nouveau.
Contrôles de cohérence avant clôture (balance équilibrée, trésorerie des fonds, consommations réparties), verrouillage de l'exercice, puis report automatique des soldes en écriture d'à-nouveaux. Une correction se fait toujours par extourne, jamais par suppression d'écriture.
Le plan comptable et les obligations dépendent du pays : en Belgique, la comptabilité d'une association des copropriétaires suit le plan PCMN-ACP, avec fonds de roulement et fonds de réserve distincts et séparation des comptes bancaires. Au Luxembourg, la structure des comptes et les majorités d'assemblée diffèrent. Dans les deux cas, MyB applique la configuration du pays de l'immeuble.
Pour une reprise en cours de route, un assistant lit vos documents existants (balance générale, balance des comptes de tiers, état des fonds, relevés bancaires, budget voté) et propose les soldes d'ouverture lot par lot, que vous validez ou corrigez à la main avant de générer l'écriture d'à-nouveaux.
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Elle ne cherche pas un résultat mais la répartition exacte de dépenses entre des lots. Chaque écriture doit pouvoir être ventilée par clé de répartition, et les fonds du syndicat (roulement, réserve, travaux) sont suivis séparément du compte courant de charges.
À partir du budget prévisionnel voté en assemblée générale : le budget est réparti par lot selon les millièmes et les clés spécifiques, puis découpé en appels (le plus souvent trimestriels). Les travaux votés séparément font l'objet d'appels spéciaux.
Les fonds du syndicat doivent rester identifiables et ne jamais être mêlés à ceux du syndic. MyB suit distinctement les montants appelés et les montants réellement encaissés, et signale tout écart entre les fonds comptabilisés et les soldes bancaires.
Les relevés sont importés (CAMT, CODA ou PDF), puis rapprochés automatiquement des paiements attendus : encaissements de copropriétaires, paiements fournisseurs, virements entre fonds. Les cas ambigus (paiements partiels, multi-lots, trop-perçus) sont proposés pour validation manuelle.
Les dépenses sont réparties par lot, chaque copropriétaire reçoit son décompte, les soldes sont reportés à nouveau sur l'exercice suivant et les fonds sont arrêtés. Un exercice ne peut être clôturé que si les contrôles de cohérence passent.
La mutation est enregistrée à sa date : les charges sont réparties au prorata entre ancien et nouveau propriétaire, et le solde de l'ancien propriétaire est arrêté séparément au lieu d'être reporté sur l'acquéreur.
Du signalement du copropriétaire au fournisseur, au devis, à la facture et à la comptabilisation : tout reste lié au bon immeuble.
Gratuit jusqu’au 31 décembre 2026 · Sans engagement · Nous nous occupons de la reprise
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