Changer de syndic au Luxembourg
Changer de syndic n'est pas compliqué en soi : ce qui coince, c'est le transfert. Voici la procédure dans l'ordre, puis la liste précise des documents à réclamer pour que le nouveau syndic reprenne l'immeuble sans trou dans les comptes.
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Vérifier la durée et l'échéance du mandat
Le syndic est désigné pour une durée déterminée, fixée par le règlement de copropriété ou par la résolution qui l'a nommé. Repérez d'abord la date de fin de mandat et le préavis prévu au contrat : c'est ce qui détermine si vous pouvez simplement ne pas renouveler, ou s'il faut révoquer.
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Mettre le point à l'ordre du jour de l'assemblée générale
Le changement de syndic se décide en assemblée générale des copropriétaires. Le point doit figurer explicitement dans la convocation : « désignation d'un nouveau syndic » (et, le cas échéant, « révocation du syndic en fonction »). Un point non inscrit à l'ordre du jour ne peut pas être valablement voté.
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Recueillir plusieurs offres comparables
Demandez à chaque candidat un contrat écrit distinguant les honoraires de base des prestations facturées en supplément (assemblée supplémentaire, gestion de sinistre, travaux, mutations). Comparez à périmètre égal, par lot et par an.
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Voter la désignation et fixer la date d'effet
La résolution doit nommer le nouveau syndic, fixer la durée du mandat, approuver le contrat et indiquer une date d'effet. Prévoyez un délai réaliste entre l'assemblée et la prise de fonction pour laisser le temps au transfert.
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Notifier l'ancien syndic
Envoyez le procès-verbal et une notification écrite de fin de mandat, avec la date d'effet et la liste des éléments à remettre. Gardez une preuve d'envoi : c'est le point de départ des délais de remise des documents.
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Transférer les comptes et les fonds
Les comptes bancaires sont au nom du syndicat des copropriétaires : ce sont les mandataires qui changent, pas les comptes. Vérifiez le solde du compte courant, du fonds de réserve et du fonds travaux, et récupérez les relevés jusqu'à la date de transfert.
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Récupérer les archives et la comptabilité
Réclamez le dossier complet : règlement de copropriété et modificatifs, tableau des lots et millièmes, procès-verbaux des assemblées, contrats fournisseurs et polices d'assurance, dossiers de sinistres en cours, carnet d'entretien, comptabilité (balance, grand livre, soldes par copropriétaire), factures et appels de fonds de l'exercice en cours.
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Reprendre l'exercice en cours proprement
Le nouveau syndic doit repartir de soldes justifiés : soldes reportés par lot, appels déjà émis et encaissés, factures fournisseurs non payées, fonds appelés et fonds réellement en banque. Tant que ces montants ne se recoupent pas, il ne faut pas ouvrir la comptabilité de l'exercice suivant.
Checklist des documents à récupérer
- •Règlement de copropriété et actes modificatifs
- •Tableau des lots avec millièmes et clés de répartition
- •Procès-verbaux des dernières assemblées générales
- •Balance générale, grand livre et soldes par copropriétaire
- •Relevés bancaires : compte courant, fonds de réserve, fonds travaux
- •Budget voté de l'exercice en cours et appels de fonds émis
- •Factures fournisseurs payées et en attente
- •Contrats en cours (ascenseur, chauffage, nettoyage, assurance)
- •Dossiers de sinistres et procédures en cours
- •Carnet d'entretien et documents techniques de l'immeuble
Vous reprenez un immeuble ?
MyB a été conçu pour ce moment précis : reprise des lots et des millièmes, saisie des soldes reportés par copropriétaire, reconstitution des fonds de réserve et travaux, factures fournisseurs en cours. Voir la comptabilité de copropriété et la page dédiée aux syndics au Luxembourg.