Le procès-verbal d'assemblée générale
Le procès-verbal est la seule preuve des décisions prises. S'il est incomplet, ce sont les décisions elles-mêmes qui deviennent contestables. Voici ce qu'il doit contenir, dans l'ordre, et ce qu'il faut faire juste après l'assemblée.
Ce que le PV doit contenir
- 1
L'identification de l'assemblée
Nom de la copropriété, adresse de l'immeuble, date, heure et lieu de la réunion, nature de l'assemblée (ordinaire ou extraordinaire) et numéro d'ordre. Ces éléments permettent de relier le procès-verbal à la convocation envoyée.
- 2
Le bureau de l'assemblée
Président de séance, secrétaire et, le cas échéant, scrutateurs, désignés en début de réunion. Le procès-verbal indique qui a été désigné et à quel titre.
- 3
Les présences et les tantièmes
Liste des copropriétaires présents, représentés et absents, avec les tantièmes correspondants. C'est cette feuille de présence qui permet de vérifier le quorum éventuel et de calculer les majorités : un vote sans tantièmes n'est pas contrôlable.
- 4
Les procurations
Nom du mandant, nom du mandataire et tantièmes représentés, pour chaque pouvoir accepté. Les procurations font partie des pièces annexées au procès-verbal.
- 5
Le texte exact des résolutions
Chaque point de l'ordre du jour est reproduit tel qu'il a été soumis au vote. Une résolution reformulée après la réunion, ou plus large que le point annoncé dans la convocation, est fragile juridiquement.
- 6
Le résultat détaillé de chaque vote
Pour et contre, abstentions, en nombre de copropriétaires et en tantièmes, avec la majorité requise et la mention explicite « adoptée » ou « rejetée ». Le détail des votes permet de justifier le calcul et d'identifier les opposants qui peuvent contester.
- 7
Les signatures
Le procès-verbal est signé par le président de séance, le secrétaire et, s'il y en a, les scrutateurs, à la fin de la réunion ou dans le délai prévu. La signature électronique est admise dès lors qu'elle identifie clairement le signataire.
Après l'assemblée
Envoyer le procès-verbal à tous les copropriétaires
Y compris aux absents : c'est cet envoi qui fait courir le délai de contestation. Conservez la preuve d'envoi et la date, par copropriétaire.
Mettre en œuvre les décisions
Budget voté, appels de fonds, contrats à signer, travaux à commander : chaque résolution adoptée se traduit par une action datée, traçable jusqu'à la comptabilité.
Archiver avec les annexes
Convocation, feuille de présence, procurations et documents soumis au vote restent attachés au procès-verbal. En cas de changement de syndic, ce dossier fait partie des pièces à transmettre.
Un PV généré à partir des votes
Dans MyB, la feuille de présence, les procurations et les votes pondérés alimentent directement le procès-verbal : les tantièmes et les majorités sont calculés, pas recopiés. Voir l'assemblée générale en ligne.